為切實為群眾辦實事解難題，務實服務中小外貿企業，近日，中國貿促會商業行業委員會（下稱“商業貿促會”）舉辦“為民辦實事、服務中小企業”系列活動——2021年中小外貿企業技術傳播能力提升公益培訓。

商業貿促會秘書長、ISO國際注冊專家姚歆表示，《中國貿促會關于印發2021年促進中小企業發展工作要點的通知》提出：建立中小外貿企業技術傳播公共服務平臺，為中小企業提供與出口產品、售后服務相關的使用說明書、維修手冊編寫服務，滿足貿易目的國（或地區）標準和技術法規要求，商業貿促會舉辦系列活動主要是為了培訓中小企業技術傳播在對外出口業務中的重要作用，對中小外貿企業技術傳播公共服務平臺進行推介。

首場活動針對編制合規的產品使用說明書進行培訓。中國國際商會商業行業商會技術傳播專業委員會秘書長、IEC國際注冊專家劉勇指出，產品制造商編制的使用信息應當能夠指導用戶安全、高效、環保、經濟地使用產品。美國消費品安全委員會（CPSC）曾發布一條召回通報，一批產自中國的某品牌帶燈吊扇由于隨附的安裝說明書存在缺陷，可能導致安裝錯誤引發燈球脫落而造成意外傷害，受到美國和加拿大聯合召回，總量超16萬件。企業不僅面臨召回而產生的一系列物流運輸、倉儲、返工等一系列經濟損失，對后續的訂單也產生了不利影響。劉勇提醒，企業不能固守“價格合理，所以產品一定能夠暢銷海外”這種觀念，編制合規的產品說明書更為重要。另外，由于新冠肺炎疫情仍在蔓延，相關抗疫產品出口美國和歐盟市場較多，企業編制的產品使用說明書如果沒有達到要求，可能導致產品無法獲得FDA認證和CE認證而不能出口。

編制合規的產品使用說明書，不僅能助力中小外貿企業規避出口風險，還能為中小企業發展賦能。劉勇表示，合規的產品使用說明書既能提供最佳用戶體驗，贏得滿意度和口碑，占領市場。同時也可以讓潛在客戶了解產品，創造銷售機會。同時，好的產品使用說明書可以方便用戶正確使用，減少產品損壞，減少售后服務的負擔甚至做到“零售后”。有企業還會據此建立用戶跟蹤反饋渠道，持續改進產品。比如海信的說明書現在基本上都采用電子版、手機端還有互聯網端。針對每個功能都有點贊和吐槽選項，讓用戶可以對產品功能進行評價，數據被捕捉到后臺服務器進行分析，再傳遞給研發部門。

中小外貿企業應如何編制合規的產品使用說明書？劉勇以美國市場為例介紹說，編制流程主要有辨別產品所適用的法案和法律法規、確定產品的主管聯邦機構、確定必需的標準和自愿執行標準、確定詳細說明書的最低具體要求等步驟。此外還需要掌握技術寫作、設計、可視化、可用性、法律知識甚至心理學知識的專業技術寫作人員。“對于中小企業來說，找專業的手冊編制外包公司并不合適，因為大型企業動輒投入百萬元到該項工作中，而中小企業無力負擔。找廣告公司或者自己編寫，都無法確保做到合規。”劉勇表示，中國貿促會搭建了全國中小外貿企業技術傳播公共服務平臺（www.sinodtp.com），企業可分別針對特定產品的特定國家和地區定制模板，在線編制使用說明書，目前已涵蓋中國、美國、日本和歐盟、東盟等國家和地區。