在現(xiàn)如今這個(gè)網(wǎng)絡(luò)科技日益發(fā)達(dá)的時(shí)代，人們的交流共同工具也發(fā)生著很大的改變，這在很大程度上也影響了國際貿(mào)易中的所使用的交流聯(lián)系手段。畢竟，國際貿(mào)易并不等同于一些普通的小貿(mào)易活動(dòng)，它牽扯的是國與國之間在商業(yè)上進(jìn)行的各種利益性活動(dòng)。而大部分國家在距離上都是非常遠(yuǎn)的，往往需要漂洋過海，因此，在前期試探彼此間的商業(yè)合作意愿的時(shí)候就直接見面，那樣不僅會(huì)耗費(fèi)很多的時(shí)間和金錢，也是一件不理智的行為，這時(shí)充當(dāng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通代言人的“郵件”就發(fā)揮了很大的作用。而且，郵件已是當(dāng)前國際貿(mào)易中使用范圍很廣的一種溝通手段，主要適用于前期一些商業(yè)合作需求的試探。因此，外貿(mào)業(yè)務(wù)員無論是新人，還是“老油條”，掌握好一定的外貿(mào)郵件寫作技巧那在實(shí)踐工作中還是十分受用的。
首先，提高郵件標(biāo)題的吸引力。眾所周知，我們在編輯相關(guān)外貿(mào)郵件過程中，郵件標(biāo)題可是必填的一個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)，郵件的標(biāo)題也是整個(gè)郵件內(nèi)容精髓的濃縮體現(xiàn)，透過郵件主題，我們一眼便可以看出這到底是一封什么性質(zhì)、什么主題的郵件，從而確定這封郵件是否具有一定的回復(fù)價(jià)值，由此可見，擬好一個(gè)外貿(mào)郵件標(biāo)題是一件多么重要的事情。但是，現(xiàn)在的問題是，大家都意識(shí)到了郵件標(biāo)題的重要性，并在上面下了一定的功夫，甚至還有一些專門針對不同情況而擬寫外貿(mào)郵件標(biāo)題的模版。久而久之，這些外貿(mào)郵件的標(biāo)題也就逐漸朝向千篇一律化發(fā)展了，這使得郵件標(biāo)題逐漸喪失了一定的新意。如果客戶看到一些常規(guī)化的標(biāo)題的話，肯定會(huì)抱著應(yīng)付的態(tài)度打開郵件內(nèi)容，甚至可能直接會(huì)把郵件刪除放入垃圾箱中。而為了防止我們的外貿(mào)郵件遭受如此冷遇，我們務(wù)必要提高我們外貿(mào)郵件標(biāo)題的吸引力。一個(gè)吸引力十足的外貿(mào)郵件標(biāo)題也是寫好外貿(mào)郵件中一個(gè)很重要的技巧。
其次，就是提高郵件內(nèi)容上的質(zhì)量性，那么衡量一封高質(zhì)量的外貿(mào)郵件內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)是什么呢?內(nèi)容簡明扼要，且通俗易懂，這樣的郵件便是屬于一封高質(zhì)量的外貿(mào)郵件。我們在編輯郵件內(nèi)容的時(shí)候，在心中可以先把自己想要傳達(dá)給客戶的主要信息過一過，然后提取其中的精華內(nèi)容，盡量把主要內(nèi)容以寥寥數(shù)語表達(dá)出來，同時(shí)在英語詞匯的選用上，使用一些常用并非常容易看懂的單詞，這樣的話，客戶可以在短時(shí)間及時(shí)有效獲取我們傳達(dá)的商業(yè)信息。同時(shí)我們也要注意郵件主題上的有始有終性，整個(gè)郵件一定要堅(jiān)持一個(gè)主題，不要交叉有其他主題，這樣多重主題的郵件內(nèi)容客戶是最討厭的了，因?yàn)楹苋菀琢钊瞬恢疲@點(diǎn)我們是一定要注意避免的。
第三，重視我們在整個(gè)郵件行文內(nèi)容中的語氣和態(tài)度。其實(shí)，很多時(shí)候我們的個(gè)人情緒或者態(tài)度，會(huì)在一定程度上融入到我們所編輯的郵件內(nèi)容中。我們應(yīng)該本著真誠的態(tài)度來與客戶進(jìn)行交流，因此，在編輯郵件時(shí)，最好避免使用一些祈使命令語氣的詞匯，這種祈使命令的詞匯使用多了，讓人覺得很強(qiáng)硬，很沒禮貌，容易引起對方的反感，反而會(huì)違背了我們給外貿(mào)客戶發(fā)送外貿(mào)郵件的初衷。而且，在做這種國際化的生意的時(shí)候，有時(shí)候一些信息我們確保準(zhǔn)確傳達(dá)到即可，不要加一些硬性推銷的內(nèi)容，這些硬性推銷內(nèi)容的文字很容易會(huì)使郵件被自動(dòng)攔截。整個(gè)外貿(mào)郵件的行文間我們只需要誠懇認(rèn)真、不卑不亢，按照平時(shí)正常態(tài)度來就行。
第四，我們在寫外貿(mào)郵件的時(shí)候，一定不能忽略郵件署名和郵件附言部分的內(nèi)容。郵件的署名是對一個(gè)公司的等重要信息的標(biāo)志，一定不能忽視這點(diǎn)重要信息，通過這些內(nèi)容的完善，可以提升客戶對我方公司的印象度，從而潛移默化中把自己公司的名字留在客戶的意識(shí)中，便于以后雙方貿(mào)易合作的進(jìn)行。而通過一些附言信息的添加，客戶可以根據(jù)需要點(diǎn)開看查看相關(guān)信息。
當(dāng)然，寫好一封外貿(mào)郵件，我們需要注意的地方很多，這些只是我們在編輯外貿(mào)郵件中非常容易忽略東西，因此我們一定要注意好這幾點(diǎn)內(nèi)容，并通過使用在這幾點(diǎn)上可運(yùn)用的小技巧，為我們的外貿(mào)郵件增色添彩。