所謂外貿(mào)開發(fā)信，就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員將自己公司的產(chǎn)品、服務(wù)、賣點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)等信息通過郵件、信函的方式發(fā)送給潛在客戶，一般發(fā)生在客戶開發(fā)前期。若國(guó)外客戶對(duì)發(fā)送的內(nèi)容感興趣，會(huì)進(jìn)一步與外貿(mào)業(yè)務(wù)員洽談。因此，能否通過合理的話術(shù)成功吸引客戶的注意，成為訂單交易成功的第一要素。
首先，撰寫標(biāo)題，這些你需要注意……
01 推薦寫法公式：【形容詞】/【產(chǎn)品噱頭】/【公司實(shí)力】+【產(chǎn)品名稱】+from【地區(qū)】
例如：
ITTF Approved Table Tennis Ball from ABC China 強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證
MOQ 5000 PCS ONLY Branded Table Tennis Ball from ABC China 強(qiáng)調(diào)可小數(shù)量起訂
如果你所在的公司是行業(yè)巨頭，不妨大膽嘗試下述寫法，將更加吸引客戶眼球
TOP 3 Manufacturer of Table Tennis Ball from ABC China
02 字?jǐn)?shù)控制：十個(gè)單詞左右回復(fù)率最高
標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜太長(zhǎng)或太短，據(jù)業(yè)內(nèi)人士觀測(cè)統(tǒng)計(jì)，包含十個(gè)單詞或略超過十個(gè)單詞的標(biāo)題往往會(huì)獲得46%的回復(fù)率，而少于10個(gè)單詞的偏短標(biāo)題回復(fù)率幾乎會(huì)減少一半。
03 適當(dāng)引用客戶信息，獲取第一好感
客戶往往會(huì)對(duì)關(guān)注其自身信息的郵件標(biāo)題格外敏感，證明發(fā)件人已對(duì)自身的情況做了一些初步了解。不妨在標(biāo)題中引用一些客戶官方網(wǎng)站上的信息，例如其官方Slogan，或主打的宣傳重點(diǎn)文案等。這樣的標(biāo)題有助于在第一眼讓客戶關(guān)注。
04 站在客戶角度闡述，拓展客戶思路
如果你所推介的產(chǎn)品是客戶尚未開發(fā)的領(lǐng)域，建議站在客戶開發(fā)未來市場(chǎng)的角度思考，這類產(chǎn)品的開發(fā)，對(duì)客戶的未來發(fā)展有何助益，在標(biāo)題中用合適的文字一針見血地闡明。
例如：Economy safety products - Revenue 20% up - *** company
05 直接表明意圖
一般來說，外籍客戶更偏愛開門見山式地表明意圖，切忌在標(biāo)題中有太多迂回委婉的表達(dá)，不妨直接用問句的形式表明你想合作的意圖，詢問與對(duì)方合作的方式，或者拋出對(duì)方可能感興趣的問題，更加直接自然，便于客戶篩選信息。
例如：How could we become your possible vendor - *** company
How to Choose durable LED lights - *** company
其次，撰寫正文，這些你需要注意……
01 推薦寫法公式：獲取客戶信息渠道+公司核心優(yōu)勢(shì)介紹+能夠?yàn)榭蛻裘赓M(fèi)提供的相關(guān)服務(wù)
建議在正文開端告知客戶從哪里獲得了客戶的信息與聯(lián)系方式，一些歐美客戶對(duì)隱私會(huì)比較重視，告知客戶對(duì)其信息的正規(guī)獲取渠道，有助于在一開始贏得客戶的信任。用簡(jiǎn)略的語言闡述公司的核心優(yōu)勢(shì)，并在最后附上能夠?yàn)榭蛻籼峁┑姆?wù)，例如樣品的免費(fèi)檢測(cè)和寄送等等。
02 行文簡(jiǎn)潔清晰
注意有效縮減正文字?jǐn)?shù)，盡量在有限的字?jǐn)?shù)中盡量把意思表達(dá)清楚，多用被動(dòng)語態(tài)，省略繁瑣的表達(dá)。數(shù)據(jù)表明，包含少于100個(gè)英文單詞的正文往往容易或多更高的回復(fù)率
03 少用圖片與鏈接
盡管圖片的呈現(xiàn)會(huì)更加直接，但有可能會(huì)出現(xiàn)很多問題，例如很多反垃圾郵件機(jī)制會(huì)對(duì)圖片和鏈接很敏感，另外有些國(guó)外郵件客戶端默認(rèn)不顯示圖片。因此避免出現(xiàn)無法預(yù)料的顯示問題，或信息過濾，建議慎用圖片與鏈接。
04 文末放可視化簽名檔
如果公司有設(shè)計(jì)良好的簽名檔，建議在文末增加，一方面從直觀上給客戶一個(gè)正規(guī)企業(yè)的印象，另一方面可添加公司實(shí)力介紹類的鏈接，如客戶有意向，可直接點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)深入了解。
綜上所述，遵循以上原則，相信一份結(jié)構(gòu)清晰，內(nèi)容明確的外貿(mào)開發(fā)信已經(jīng)基本成型，這無疑是走好了成交訂單的第一步，為未來客戶的連結(jié)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。