在外貿函電使用縮略語的情況十分普遍，縮略語可以說是外貿函電的一個主要特征了。那么我們經常提到的縮略語到底是什么呢?其實，縮略語是詞的一種簡化形式，即對原有的詞進行進一步的濃縮，以便把信息壓縮到接觸的一瞬間就能理解的程度。在起草外貿函電中，縮略語的使用十分普遍，有時在一份電傳的外貿函電中，縮略語的使用數量甚至占總字數的一半以上。縮略語在當前使用中仍然存在著一定的問題，但是這也并未降低如縮略語在外貿函電中的出現頻率，這是為什么呢?究其原因，無外乎節約時間和金錢這兩點關乎效率和效益的因素。在外貿函電中通過使用縮略語，不僅可以節約書寫或打印的時間和空間，還可以電報、電傳等電文發送的費用，從而有效節約雙方的貿易合作成本。

而外貿縮略語的形成并不是空穴來風的，它有著獨屬于自己的構詞原則。一般情況下，外貿縮略語的構成特征多種多樣，我們就列舉其中常用的集中縮略語構詞方法。第一種方法就是“縮略元音，保留輔音”，舉幾個具體的例子的話，如bl就是“bolt”的縮略語，pcs就是“pieces”的縮略語。第二種方法就是“保留第一個音節以及第二個音節的首輔音，如cap就是“capacity”的縮略語，vol就是“volume”的縮略語。第三種方法就是“保留頭兩個音節以及第三個音節的首輔音”，如envir就是“environment”的縮略語，immed就是“immediately”的縮略語。第四種方法就是“保留首尾兩個字母”，如yd就是“yard”的縮略語，cr就是“creditor”的縮略語。第五種方法就是“保留首字母及其他關鍵輔音”，如ATTN就是“attention”的縮略語，而QLTY就是“quality”的縮略語。第六種就是替代法，即ed用D替代，ing用G替代，ment用MT替代等等，如RCVD就是“recieved”的縮略語，SHPG就是“shipping”的縮略語等。……

縮略語以其自身特有的特點在外貿函電中使用中十分廣泛，并為貿易溝通往來時效性的提升起到了不小的推動作用。盡管如此，外貿函電中縮略語的使用也存在諸多問題，這些問題如果不稍加重視，會對雙方貿易合作的實施產生一定的阻礙性影響。總歸來講，外貿函電中縮略語使用上主要存在以下幾點問題：

首先，就是不加注進行說明。雖然外貿函電中縮略語的使用在很大程度上節約了貿易合作對方的閱讀時間，但是這是建議在對方可以有效看懂函電中使用的縮略語的前提下。一些公司在起草外貿函電中，受到主觀意識的影響，他們會在使用一些廠家、設備甚至技術編號的縮略語，這會在很大程度上引起對方在閱讀上的誤解，進而任意揣測其意思，進而影響了整篇外貿函電主體意思的有效傳達。

其次，就是在外貿函電中對縮略語進行隨意杜撰和編造。雖然外貿函電縮略語具有一定的構詞原則，但是從當前外貿函電中縮略語的使用整體情況來看，這些縮略語的在數量上還是十分穩定的，并具有較高的專業性，因此，使用頻率高、數量眾多，但并不意味著這些外貿函電縮略語可以隨意編造。如果對外貿函電中的縮略語進行胡編亂造的話，影響了外貿函電的整體規范性不說，而耽誤了雙方有效貿易合作的進行就更得不償失了。下面我們一篇存在問題的外貿函電縮略語只言片語為例，指出其中至少存在的三處問題，以示參考：

YR CABLE 5TH WE OFFER FM SUBJ TO U ACCEPT RCHN HERE BEFORE 12TH 10MTS CEMENT CIF NINGBO SHIPMT BY CONFD IRREVOCABLE L/C

在該例中，第一處問題：YOUR的縮略形式包括“YR”和“U”這兩種形式，而該例中這兩種形式竟然同時出現了，這是不對的，同時作為YOUR的縮略形式，兩者應統一為一種形式來使用。第二處問題：該例中將firm縮略為“FM”存在有很大的歧義，容易與form或from等詞匯混淆，而且，通常情況下，FM一般用作是FROM的縮略形式。第三處問題：隨意編造縮略語，而RCHN則明顯是編造出來的一個縮略語，我們根據語境可以推斷出，這個RCHN應該是REACHING的縮略，但是reaching這個詞在外貿函電中一般不用縮略形式，即使用縮略形式的話，ing應用G替換，那也應該縮略成“RCHG”的形式才合適。

外貿函電縮略語具有一定的特殊性和常用性，因此，作為一個成功的外貿人，掌握并熟練應用好外貿函電縮略語十分重要。