對于多數(shù)會展同行來說，今年上半年是最艱難、迷茫的時期。大多數(shù)會展項目停辦或延期，線下實體會展活動無法如期舉辦，會展業(yè)基本處于停滯狀態(tài)。當下，線下實體會展活動受疫情影響的不確定性仍未消除。該如何應對會展業(yè)這種不確定的狀態(tài)？
筆者認為，最重要的是會展數(shù)字化的升級。之所以不用“轉(zhuǎn)型”這個詞，原因是“數(shù)字化升級”更準確一些。只有將數(shù)字科技與傳統(tǒng)會展業(yè)的商業(yè)模式相融合，將會展業(yè)的蛋糕做大，也就是擴大會展業(yè)的經(jīng)濟總量，才能讓會展生態(tài)鏈上各環(huán)節(jié)受益。
客觀地說，現(xiàn)階段，會展業(yè)界對信息化和數(shù)字化的認識仍有混淆。簡單地講，信息化是數(shù)字化的基礎。由于會展行業(yè)信息化基礎比較薄弱，很多會展企業(yè)因此需要快速補上這一課。好在目前一些大的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)在為傳統(tǒng)行業(yè)賦能，推出了很多較成熟的信息化解決方案，信息化投入和門檻已經(jīng)相對較低。只要理念到位，這方面的缺課是可以快速填補的。當前，隨著數(shù)字化的迭代升級，會展數(shù)字化的關鍵已不再是技術，而要在技術升級的同時進行相應地創(chuàng)新和變革。
在筆者看來，數(shù)字化時代組織升級比技術升級更為關鍵，近些年來組織行為學越來越受到人們的重視。組織行為學是研究在組織中組織與環(huán)境相互作用，人們從事工作的心理活動和行為反應規(guī)律性的科學。它采用系統(tǒng)分析的方法，綜合運用心理學、社會學、人類學、生理學、生物學、經(jīng)濟學和政治學等知識，研究一定組織中人的心理和行為的規(guī)律性，從而提高各級領導者和管理者對人的行為預測和引導能力，以便更有效地實現(xiàn)組織預定的目標。 數(shù)字化組織就是改變工業(yè)化時代建立起來的那套邊界清晰、分工明確、職責固定的管理方式。把它變得更靈活、更能激發(fā)創(chuàng)新、更適應當下快速變化的商業(yè)環(huán)境。工業(yè)時代的管理是企業(yè)拉著員工走，企業(yè)制定目標，員工在后面追隨。數(shù)字化升級要求從底層激發(fā)員工的熱情，讓員工推著企業(yè)走，歸根結底要重視以下三個關鍵詞：
第一個關鍵詞是“協(xié)同”。協(xié)同并不是什么新概念。業(yè)界認為，會展行業(yè)之前做會展的工作流程和標準就是以團隊協(xié)同為基礎。這里的協(xié)同是指在數(shù)字化體系上從組織行為學實現(xiàn)更高效的一種團隊協(xié)同模式，如項目目標要更清晰、明確、可量化，工作結果可以實時反映在數(shù)字化系統(tǒng)中，達到流程可視化的狀態(tài)。標準化流程完善迭代的速度要比傳統(tǒng)模式快得多，每個員工都可以在原先標準的基礎上進行改進，建議獲得大多數(shù)人認同即成為新的標準予以遵照執(zhí)行，效率極大提高。
自2021年9月起，筆者基于組織行為學進行了實踐，建立了基于大三大四會展業(yè)學生的“零零實習營”，實施長期實習計劃。每一位學生進入實習營后，均以“實習同事”相稱，盡快轉(zhuǎn)換到職場的角色，可以真實參與到業(yè)務以及合作伙伴的會展項目中，根據(jù)標準的培訓文案，短時間就可以掌握工作技能，產(chǎn)生工作結果。在工作中，筆者充分授權每一位實習員工，他們勇于總結經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)問題、提出建議，最終形成實習攻略。他們來自不同學校，形成了一個基于網(wǎng)絡虛擬的團隊組織，產(chǎn)生分布式的高效協(xié)同。數(shù)字化的協(xié)同模式關鍵在于信息的共享、標準的建立和迭代進化的快速。目前，“零零實習營”已進入第7期。從實踐的過程來看，比起傳統(tǒng)模式，這種高效協(xié)同確實具有一定的先進性。
第二個關鍵詞是“融合”。協(xié)同實際上是將復雜的流程進行分解，分別建立每個子流程的標準，讓負責做這件事情的人快速掌握。而融合是要求團隊成員具備系統(tǒng)性思維，從整體的架構上考慮整個組織的利益最大化，而不是站在部門或個人利益上考慮。融合的關鍵是授權和信任。在復雜多變且不確定的商業(yè)環(huán)境下，對于稍縱即逝的機會或快速引發(fā)的問題，要求團隊成員快速應變，第一時間做出決策、拿出解決方案。因此，要不斷提升團隊成員的綜合能力。這樣一來，建立終身成長的學習型組織就是十分有必要的。“零零實習營”就是這樣的學習型組織：通過定期舉辦讀書會督促學生學習職業(yè)成長的相關書籍，通過直播連麥讓學生掌握新媒體技能。當然，這里也形成了雙向篩選機制，學生若不能適應實習營理念及工作方式就會被淘汰。
第三個關鍵詞是“共創(chuàng)”。共創(chuàng)本質(zhì)上是建立合理的分配機制。團隊每一個人給組織帶來的貢獻都是可以進行科學而量化的評估，相應的貢獻會獲得相應的回報，形成一個正反饋機制，促進實習同事更加主動地完成工作任務。這種模式能夠最大化保證公正和公平。不只是對于團隊內(nèi)部，還可以與外部的合作伙件形成基于數(shù)字化的共創(chuàng)模式，最大化形成合力，降低成本，提高效率，產(chǎn)生增量。
會展是一個充滿創(chuàng)意的產(chǎn)業(yè)，而用工業(yè)化催生出的現(xiàn)代管理讓員工只專注于自己的分工，壓制了團隊的探索欲，成員很難發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)意性。未來是一個超級個體加聯(lián)盟的時代。當前，很多企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不如預期，主要原因在于只關注技術系統(tǒng)的投入，而忽略了組織的變革。只有打破傳統(tǒng)部門割裂的樹形組織架構，打造全新的網(wǎng)狀組織結構，形成“細胞型組織”的超級小團隊，又基于數(shù)字化體系，將眾多的高效創(chuàng)新的小團隊融合成大組織，這樣的組織變革或許才能更好地應對充滿不確定性、復雜多變的數(shù)字化時代。